Bij reactief onderhoud grijpt u pas in als er iets kapot is. Bij preventief onderhoud plant u vaste beurten om slijtage en storingen voor te zijn. Op papier lijkt reactief goedkoper: u betaalt alleen als er iets misgaat. In de praktijk is stilstand bijna altijd de grootste kostenpost, en die ziet u niet op de factuur van de monteur.
Wat stilstand werkelijk kost
Tel deze posten bij elkaar op: personeel dat doorbetaald wordt maar niet kan werken; gemiste output, zoals pakketten, orders of producten die niet de deur uit gaan; overwerk en extra ploegen om de achterstand in te halen; spoedkosten voor onderdelen en een monteur buiten werktijd; en gevolgschade, zoals boetes uit SLA's met uw eigen klanten of ontevreden klanten.
Een rekenvoorbeeld
Stel: een sorteerlijn met 12 medewerkers staat 4 uur stil. Bij een loonkost van €40 per uur is dat al €1.920 aan doorbetaald personeel. Daar komen inhaaluren, spoedlevering van een onderdeel en mogelijk boetes bij. Al snel praat u over duizenden euro's voor één storing. Dit voorbeeld gebruikt aangenomen bedragen; reken het na met uw eigen cijfers.
Waarom preventief vaak goedkoper is
Gepland onderhoud doet u op een moment dat u kiest, met onderdelen die al klaarliggen en zonder spoedtarieven. Slijtage wordt gevonden voordat het een storing wordt. En omdat de kosten vastliggen, worden ze voorspelbaar en planbaar in uw budget.
De middenweg: toestandsafhankelijk onderhoud
Niet alles hoeft op vaste momenten vervangen te worden. Door metingen, inspecties en foutlogs te analyseren, vervangt u onderdelen pas als de toestand daar om vraagt. Zo combineert u de zekerheid van preventief onderhoud met de efficiëntie van niet te vroeg vervangen.
Wanneer reactief onderhoud wél logisch is
- Bij goedkope, niet-kritieke onderdelen waarvan uitval geen stilstand veroorzaakt.
- Bij installaties met voldoende redundantie, waar een tweede lijn het werk overneemt.
- Bij apparatuur die binnenkort toch vervangen wordt.
Zekerheid vastleggen
Met een onderhoudscontract legt u vast wat er wanneer gebeurt, hoe snel er iemand is bij een storing en welke rapportage u krijgt. Zo weet u vooraf waar u aan toe bent, in plaats van achteraf te schrikken van de rekening van een stilstand.